Le aziende, e poi soprattutto ogni singola persona, si trovano spesso ad affrontare sfide complesse quando si tratta di gestire strumenti, processi e contenuti digitali, tra team sparsi in location diverse e modalità di lavoro ibride, nonché tempi e ritmi diversi.
Nel tempo analogico i bigini erano perfetti per risolvere tutto, oggi neanche Salvatore Aranzulla riesce a “prenderle tutte”, e quindi le informazioni che contano si disperdono tra montagne di e-mail non lette, i processi diventano caotici, le persone sono disingaggiate e la felicità da un lato e la produttività dall'altro ne risentono.
Tuttavia nascono ogni giorno – quasi come i funghi in stagione con la brina mattutina – le promesse di nuove piattaforme e strumenti grazie all'orchestrazione digitale possiamo mettere ordine al caos, comunicare meno per comunicare meglio e migliorare complessivamente l’employee experience!
Non tutte, come le tipiche promesse da marinaio, vengono mantenute realmente nel passaggio fra le attese di efficacia e la semplicità di utilizzo, ma la strada imboccata è corretta e noi possiamo esserne testimoni.
L'orchestrazione digitale è l'arte di integrare e gestire in modo efficace i flussi di lavoro facendo dialogare correttamente tool, strumenti e contenuti, senza chiedere effort alle persone, anzi costruendo l’approccio sulle abitudini e sull'interesse di ciascuno.
Immagina un'azienda ideale in cui ogni processo suona all’unisono come in una vera e propria orchestra! Le informazioni circolano senza intoppi, le persone hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno proprio quando ne hanno più necessità e i dipendenti sono in grado di collaborare senza difficoltà e con soddisfazione per quello che fanno. Questo è l'obiettivo ultimo del processo dell'orchestrazione digitale!
L’orchestrazione digitale è molto importante soprattutto quando si tratta di vincere la sfida della frammentazione - o duplicazione - dei dati e delle informazioni. Spesso, le diverse funzioni aziendali utilizzano strumenti e piattaforme separate per gestire i propri task. Ad esempio, il dipartimento HR potrebbe utilizzare un sistema di gestione del personale mentre il dipartimento IT utilizza un software di gestione dei ticket e dei bug, ogni funzione lavora come un silos isolato e quando c’è bisogno di far arrivare una informazione a tutta l’azienda spesso viene inviata una mail, che finisce tra la pila delle mail non lette. Senza un'orchestrazione digitale efficace, le persone rimangono isolate e ciò che conta non può essere facilmente condiviso o integrato.
L'orchestrazione digitale, tuttavia, consente di superare questa frammentazione. Attraverso l'integrazione di diverse piattaforme, le informazioni possono fluire tra i diversi strumenti, arrivando direttamente dalle persone, un vero è proprio cambio di paradigma: l’informazione ora va dalla persona, arrivando sullo strumento che sta usando e senza lasciare indietro nessuno.
Un primo vantaggio dell'orchestrazione digitale è l'aumento della felicità e della produttività. Quando le attività vengono integrate e i flussi semplificati, i dipendenti possono risparmiare tempo prezioso. Ad esempio, ricevere informazioni su come usare uno strumento di cloud storage come OneDrive mentre si sta utilizzando un sistema di gestione del personale permette di migliorare i processi, salvaguardare la sicurezza informatica ma soprattutto risparmiando tempo nella ricerca e condivisione dei documenti, anche tra team diversi.
Un ulteriore vantaggio dell'orchestrazione digitale riguarda il miglioramento della qualità del lavoro e delle relazioni. Quando le informazioni sono accessibili e condivise in modo efficace, si riducono gli errori e le incoerenze. Ad esempio, se c’è la necessità di condividere un nuova regolamento su dei nuovi spazi in ufficio, ricevere un messaggio on the job è più efficace e significativo rispetto ad una mail o un messaggio che si trova abbandonato su una intranet, per la quale la persona deve magari fare una serie di step per potervi accedere.
Non da ultimo, l'orchestrazione digitale può migliorare complessivamente l'employee experience. Quando i dipendenti hanno accesso a strumenti e informazioni integrate, in modo semplice, efficace, con la giusta governance della comunicazione possono svolgere il loro lavoro senza frustrazioni ulteriori dovute semplicemente ad una disorganizzazione sistemica o delle informazioni. Questo porta a un miglioramento complessivo della soddisfazione dei dipendenti e dell'engagement.
L'implementazione di un'orchestrazione digitale efficace richiede l'utilizzo di strumenti e tecnologie apposite. Le aziende possono avvalersi di software di gestione dei processi aziendali, piattaforme di collaborazione, strumenti di automazione dei flussi di lavoro e soluzioni di integrazione dei dati. Tuttavia, spesso questi strumenti hanno bisogno di uno staff specifico che le sappia utilizzare al meglio e hanno un processo di onboarding a volte complesso.
Uno strumento differente è invece hi platform che permette di creare una sinergia tra funzioni, processi e tool diversi già esistenti, non in logica di “una piattaforma in più” ma di qualcosa che “dietro il palco” permette al direttore d’orchestra di trovare l’armonia e il migliore coinvolgimento di ogni “strumento”.
hi platform come un direttore d’orchestra guida la trasformazione digitale nella tua azienda. Con hi potrai lavorare sulla governance dell’informazione e l’orchestrazione di tool e processi, esperienze innovative di learning e di change management, ad esempio.
hi platform può aiutare le funzioni HR, IT e Comunicazione a raggiungere ogni persona in azienda, rendendo esponenziale l'impatto della comunicazione, in modo personalizzato, contestuale e misurabile.
I benefici per il tuo business? Mai più persone disingaggiate e messaggi importanti ignorati; con hi Platform sei presente al fianco delle persone quanto serve, costruisci consapevolezza su attività e comportamenti chiave, fai in modo che le cose rimangano impresse nella testa delle persone e si amplifichi l'esperienza di ingaggio.
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